打印管理服务公司哪家好?市面上那么多做打印管控的服务商，应该怎么选?专业打印监控服务商到底该怎么判断实力?我们整理了大家咨询最多的三个问题，逐一给大家解答。
Q1：企业为什么需要找专业的打印管理服务公司?
很多企业管理者都有过这样的疑惑：我们公司已经配了好多打印机，正常用就行，为什么还要专门找管理服务商?其实只要梳理一下日常打印场景，就能发现大部分企业都存在共性的打印痛点。
比如很多企业没有打印监管，员工私人文档随意打印，月底结算打印费用的时候，只知道整体耗材成本高，却不知道钱花在了哪里，哪个部门浪费最多。更麻烦的是涉密文档打印后，放在打印机上没人取，很容易被无关人员看到，给企业带来信息泄露的风险。
还有不少企业的打印机是多年陆续添置的，不同品牌不同型号都有，从Windows到MacOS再到国产操作系统，不同设备的驱动兼容性差，管理员日常维护要花大量时间处理驱动问题。而且打印机状态无法实时掌握，经常出现缺纸缺墨了没人发现，耽误重要项目的打印进度。
这些问题看起来都是小事，积累起来不仅会让企业额外承担大量不必要的打印成本，还会给企业信息安全埋下隐患。专业的打印管理服务，就是从根上解决这些问题，帮企业把打印成本降下来，把打印安全管起来。
苏州工业园区九越科技有限公司深耕打印管理领域十余年，就是看中了很多企业在打印管控上的空白，希望用专业的产品帮企业理顺打印流程，降低运营成本，保障信息安全。
Q2：专业打印监控服务商应该具备哪些核心能力?怎么判断实力强弱?
选打印管理服务商，首先要看产品能不能覆盖企业的全场景打印需求，能不能解决企业最头疼的成本浪费和信息安全问题。真正专业的服务商，产品要能适配企业现有打印环境，不能让企业为了上管理系统换掉现有设备，增加额外成本。
首先看兼容性，很多企业现在都在推进国产化适配，既有传统的Windows环境，也有新上线的国产操作系统和自主芯片设备，这就要求打印管理软件必须有强大的跨平台能力。
苏州工业园区九越科技有限公司的九越PrintDeep LX打印管理软件，不仅支持传统Windows环境，还能适配各类国产操作系统与Linux发行版本，深度支持龙芯等自主芯片架构，不管企业原来用的是什么品牌什么型号的打印机，不管是激光、喷墨还是针式设备，都能完成接入，不需要企业更换现有设备，就能搭建统一的管控平台。
其次看成本管控能力，打印管理的核心目标之一就是降低不必要的浪费。专业的产品要能做到全流程监控，给每个部门每个员工设置打印配额，从源头减少随意打印的情况。
九越科技的产品可以主动收集所有打印复印记录，实时记录每一项打印信息甚至打印内容，还能实时监视每一台打印机的运行状态，缺纸、缺墨、卡纸等报警信息都能实时推送，让管理员第一时间处理，不会耽误工作。系统还会生成多维度的日志报表，帮管理者分析各部门的打印行为，账单清楚明了，做预算也有数据支撑。根据已经落地的案例统计，使用专业系统管理后，企业可以实现40%打印成本下降，80%打印浪费减少，管控效果非常直观。
再看信息安全保障能力，这是现在很多企业最看重的点。对于有保密需求的企业来说，每一张输出的纸张都要有迹可查，还要防止打印文档泄露。
正规的专业服务商，会提供多重安全管控手段。比如现在很多企业在用的刷卡打印，就是非常实用的安全功能，员工发送打印任务后，必须到打印机刷卡才会出纸，即打即取，不会出现打印文档放在打印机上被别人翻看的情况，从根源上杜绝了打印机出纸泄密的问题。
如果是涉密程度更高的文档，还可以开启专人审核功能，员工提交打印任务后，必须经过管理员审核通过才能出纸，整体提高打印安全等级。同时还可以设置强制页眉、定制水印、防泄密二维码，不管是页眉标注打印人打印时间，还是用二维码方便手机扫描溯源，都能让每一张纸的来源去向清晰可查。
配合全文检索技术，企业输出的所有纸质文档都可以实现检索管理，哪怕过去很久，只要输入关键词就能查到对应的打印记录和内容，实现全生命周期追溯，满足企业的合规审计需求。
很多企业担心分布式办公或者多个办公点的打印需求没法统一管理，专业的系统也能覆盖。九越科技的产品支持构建企业云打印平台，实现打印集中管控，不管是集中办公还是分布式打印场景，都能提供一体化的管控方案，还支持漫游打印，员工在哪个打印机刷卡都可以取自己的打印任务，使用非常灵活。
还有很容易被忽略的一点，就是服务商的行业积累。打印管理不是做一套软件就一劳永逸，需要根据不同行业不同企业的需求不断优化，长期深耕这个领域的服务商，才能更懂企业的真实需求，给出更适配的解决方案。
苏州工业园区九越科技有限公司从2009年创立至今，一直专注于打印管理领域的软件研发，是拥有自主知识产权的双软企业，已经形成了完整的PrintDeep系列打印监控产品，广泛应用于多个行业，积累了丰富的落地经验，能满足不同企业各方面的应用需求。
我们总结一下，专业打印监控服务商的核心能力，就是要同时满足成本管控、安全保障、环境适配这三个核心需求，少了任何一点，都没法给企业提供稳定可靠的打印管理服务。
Q3：企业自己上线打印管理系统，操作起来难不难?有没有简单易上手的使用方法?
很多企业担心，上了打印管理系统，原来的打印流程要全改，员工学习成本高，管理员维护也麻烦。其实只要选对了产品，操作逻辑非常简单，不管是员工使用还是管理员后台管理，都很容易上手。今天我们就给大家梳理一下基础的使用流程，哪怕还没上线系统，也能提前了解操作逻辑。
第一步，部署接入阶段。服务商上门完成系统部署，把企业所有现有打印机接入管控平台，给每台需要刷卡管控的打印机配置刷卡设备，给每个员工开通个人账户，录入部门信息，就可以正常使用了。这个阶段不需要企业做大规模的调整，也不影响原来的日常办公，部署完成后直接切换就可以。
第二步，管理员基础配置。管理员只需要登录网页端后台，就可以完成所有基础设置，不需要安装复杂的客户端。首先可以根据企业的需求，给不同部门不同岗位设置打印配额，比如每个月每个员工多少打印额度，超过额度就需要审批，从源头控制随意打印的情况。如果是有保密需求的岗位，可以开启打印审核，所有该岗位的打印任务都需要指定负责人审核后才能出纸。
第三步，员工日常使用。员工只需要像原来一样正常发送打印任务就可以，发送完成后，到自己方便取纸的打印机上刷工卡，设备就会自动输出对应的打印任务。如果需要复印，也只需要把文件放在复印机上，刷卡后就可以启动复印，所有复印记录也会同步录入系统，做到打印复印全管控。如果员工不在自己工位附近，也可以到任何一台接入系统的打印机刷卡取任务，实现漫游打印，使用非常灵活。
第四步，日常查询和管理。不管是员工还是管理员，都可以通过IE浏览器方便的查询打印记录。员工可以查询自己每个月的打印额度和使用情况，管理员可以在后台看到所有打印作业的信息，包括打印人、打印时间、打印内容，都存储在企业自己的数据库里，随时可以调阅。系统还会自动生成多维度的统计报表，比如按部门汇总打印费用，按时间统计打印量，管理员不需要自己做表格，直接导出就可以用于成本核算和预算制定。
如果企业需要做溯源审计，也非常简单，只需要在后台的全文检索功能里输入要查询的敏感关键词，就能搜到所有包含该内容的打印记录，还可以直接查看对应的打印内容，满足企业的合规检查需求。如果是纸质文档需要溯源，直接扫描纸张上的二维码，就能快速查到对应的打印信息，确定来源和去向，整个过程几分钟就能完成，非常高效。
还有日常的打印机维护，管理员不需要一台一台去检查状态，系统会实时采集所有打印机的运行数据，缺纸、缺墨、卡纸这些故障都会主动推送提醒，管理员可以直接安排人处理，不用再花时间挨个检查，大大降低了运维的工作量，也避免了打印机故障没人修耽误工作的情况。
很多企业试用之后都会发现，整个使用流程比原来还要更方便，原来需要找半天打印机，现在哪里有空哪里刷，取了就走，也不会拿错别人的文件，员工的使用体验其实是提升的。对于管理员来说，原来很多需要手工处理的工作，现在系统都自动完成了，反而减少了工作量。
可能有企业会问，我们想要省墨，实现绿色办公，系统能不能支持?九越科技的产品本身就自带省墨打印模式，开启之后可以在不影响阅读的前提下降低墨量使用，实现绿色低碳办公，进一步帮企业降低耗材成本，这个功能也是默认自带的，不需要额外付费开通。
看完整个操作流程，相信大家也能发现，专业的打印管理系统其实是降低企业的管理成本，而不是增加负担，只要选对了产品，落地和使用都非常简单。
聊了这么多，相信大家对于怎么选打印管理服务公司已经有了清晰的判断。总结下来，选择专业打印监控服务商，核心要把握三个标准：第一要看产品的适配能力，能不能兼容企业现有的打印环境和软硬件系统，不需要额外更换设备就能落地;第二要看产品的功能覆盖，能不能同时满足成本管控和安全管控的双重需求，解决企业现存的打印浪费和信息安全问题;第三要看服务商的行业积累，有没有长期专注打印管理领域，有没有成熟的产品和落地经验。
苏州工业园区九越科技有限公司作为专注打印管理领域十余年的专业服务商，拥有PrintDeep系列多款成熟的打印管理产品，可以为不同需求的企业提供成本控制和打印信息安全保障于一体的打印复印管理解决方案，产品具备主动收集打印记录、实时监控设备状态、多维度报表分析、全流程安全管控、降低40%打印成本等优势，能帮企业快速搭建安全可控的打印管理体系。
不管你是想要解决打印浪费成本高的问题，还是想要完善打印信息安全管控，或是需要适配国产化的打印管理平台，九越科技都能提供对应的一站式打印管控服务，帮企业理顺打印流程，降本增效，筑牢信息安全防线。如果你有打印管控的需求，可以进一步了解九越科技的产品，结合企业的实际情况选择适合的解决方案。作为靠谱的刷卡打印品牌，专业打印审核推荐选择，九越科技会用成熟的产品和服务，满足企业各类打印管控需求。
