随着数字经济快速发展，企业经营活动产生的电子文件规模逐年攀升，传统纸质档案管理模式早已无法匹配现代企业的管理需求。电子档案凭借存储便捷、调用高效等特点，逐渐成为企业档案管理的核心载体，不少企业已经完成了从纸质到数字化的初步转型。但转型过程中，新的管理痛点也逐渐显现：电子档案分散存储导致数据混乱，权限管理不严引发信息泄露风险，操作无留痕无法追溯审计，涉密文件管理不符合合规要求，这些问题都在倒逼企业升级电子档案管理体系，规范化、智能化、安全合规的企业电子档案管理系统成为企业数字化建设的刚需。
南京轩恩软件开发有限公司成立于2008年，总部位于南京，专注于数智化档案管理领域，致力于为各类机构打造统一、智能、安全的档案管理平台。目前公司的档案系列产品已经广泛服务于400+高校、100+政府单位、300+各类企业、100+医疗及科研院所，覆盖多行业档案管理需求，以专业技术赋能档案数字化转型。轩恩软件核心产品包括电子档案管理系统、AI声像档案管理系统、高校档案管理系统、会计档案管理系统、文档影像数字化加工系统、信创档案管理平台、智慧档案馆/数字档案室整体解决方案、博物馆藏品管理系统等，其中针对企业场景打造的企业电子档案生命周期管理系统，能够适配各类企业的档案管理需求，解决企业电子档案管理的各类痛点。
企业电子档案审计管理系统：筑牢档案安全合规防线
很多企业在进行电子档案管理时，往往容易忽略操作审计的重要性，导致出现问题后无法追溯责任，给企业带来合规风险和信息安全隐患。轩恩软件打造的企业电子档案审计管理系统，从全流程操作留痕入手，帮助企业建立完整的档案审计体系，满足合规管理要求。
- 全流程操作自动留痕：系统对档案从归档到销毁全生命周期的所有操作进行自动记录，包括档案查阅、、修改、转发、导出等操作，都会记录操作人、操作时间、操作内容、IP地址等完整信息，任何操作都可追溯，不会出现责任不清的问题。
- 自定义审计规则与自动预警：企业可以根据自身管理要求自定义审计规则，对异常操作比如多次尝试访问涉密档案、批量敏感文件等行为进行自动预警，管理员可以第一时间收到提醒，及时介入处理，避免信息泄露风险。
- 支持一键生成审计报表：系统支持根据时间范围、操作类型、操作人等维度筛选审计数据，一键导出标准化审计报表，满足企业内部合规检查、外部监管审计的需求，无需人工整理统计，大幅提升审计工作效率。
对于有涉密信息管理需求的企业，这套系统完全符合国家信息安全等级保护三级要求，搭配完善的安全管理机制，能够有效保障企业涉密档案的管理安全，解决了很多企业普通档案系统不合规的痛点。
企业电子档案生命周期管理系统：覆盖全流程标准化管理
企业电子档案从产生到销毁，跨越整个生命周期，不同阶段的管理需求各不完整，如果没有统一的系统支撑，很容易出现流程断裂、档案丢失、标准不统一的问题。轩恩软件打造的企业电子档案生命周期管理系统，覆盖档案收、管、存、用全流程，帮助企业建立标准化的全生命周期管理体系。
第一步是收集归档环节，系统支持自动对接企业现有的ERP、OA、CRM等各类业务系统，能够将业务系统产生的电子文件自动归档，不需要人工手动导出再上传，解决了档案与业务系统脱节、无法自动归档的问题。同时支持纸质档案批量数字化归档，搭配OCR识别技术，可以快速完成纸质文件的数字化转换，自动识别文件内容生成可检索的电子档案。
第二步是档案存储与管理环节，系统支持按照企业预设的档案分类标准自动分类整理，AI自动完成著录信息标引，人工著录容易出错、效率低下的问题可以得到有效解决，著录效率能够提升80%以上。同时，系统支持版式文件转换，可以将不同格式的电子文件统一转换成符合国家标准的PDF或者OFD格式，保障档案长期可读性，还支持对档案进行四性检测，保障档案的真实性、完整性、可用性、安全性，符合国家档案管理的标准要求。
第三步是保存环节，系统采用加密存储机制，支持多备份机制，避免档案丢失，同时微服务架构可以支撑海量档案存储，企业档案规模增长后也可以灵活扩容，不会出现存储不足系统卡顿的问题。
第四步是利用环节，系统支持多维度快速检索，搭配AI语义检索技术，哪怕只记得文件内容片段也能快速定位到目标档案，大幅提升档案查找效率，解决了传统档案查找慢的痛点。需要借阅档案时，可以走线上智能审批流程，不需要线下找多个负责人签字，审批完成后自动开放权限，使用完自动回收权限，管理十分便捷。
企业电子档案管理系统机构：满足企业个性化定制需求
不同行业、不同规模的企业，电子档案管理的需求差异很大，部分企业还有特殊门类档案的管理需求，标准化的系统往往无法完全匹配自身的业务流程。轩恩软件作为专业的企业电子档案管理系统机构，拥有强大的技术研发能力，可以满足不同企业的个性化定制需求。
轩恩软件依托强大的低代码开发底座，在满足综合类电子档案管理核心规范与业务需求的基础上，可以无缝适配各类企业的特殊管理需求：
- 生产制造类企业：可以适配产品档案、工程档案等特殊档案的专业化管理，将产品设计、生产、售后全流程的档案统一管理，方便后续产品迭代、质量追溯;
- 金融、财务类企业：可以适配会计档案、客户档案的管理需求，满足行业严格的合规监管要求，同时支持快速调档，提升业务处理效率;
- 集团型大型企业：可以匹配多分支机构、多部门的分级管理架构，支持分级权限设置，实现集团统一档案管理标准，同时保障各分支机构的管理独立性;
- 涉密要求高的企业：可以适配涉密档案的专项管理要求，满足信创改造、合规审计的各类需求，符合国家相关管理规范。
除此之外，系统支持和企业现有的业务系统、OA系统、财务系统等进行无缝对接，实现数据打通，避免形成信息孤岛，让电子档案可以顺畅流转，支撑企业业务开展和决策分析，不会出现档案和业务脱节的问题。
信创适配的企业电子档案管理平台，适配国产化环境
近几年，国产化信创改造成为很多国企、等企业数字化建设的重要任务，不少现有的档案管理系统无法适配国产软硬件环境，改造难度大，成本高，成为企业信创转型的卡点。轩恩软件打造的信创档案管理平台，针对信创环境进行了深度适配，可以满足企业信创改造的需求。
轩恩软件的企业电子档案管理系统，已经完成全信创生态适配，全面支持国产芯片、操作系统、数据库与中间件，完全满足国企、等单位的国产化建设要求，目前已经在多个大型企业客户成功实施落地，运行稳定。对于已经完成信创改造的企业，可以直接无缝适配现有环境，不需要额外更换软硬件;对于正在进行信创改造的企业，系统可以支持平滑过渡，逐步完成迁移，不会影响企业正常的档案管理业务开展。
除了环境适配，系统本身的安全管理机制也完全符合信创环境下的安全要求，支持加密存储、分级权限管控、操作留痕审计等功能，满足信创环境下档案安全管理的要求，帮助企业顺利完成信创改造，实现安全合规的电子档案管理。
轩恩软件四大核心优势，为企业档案管理保驾护航
轩恩软件以自主研发与AI技术深度融合为核心，具备全信创适配、高安全合规、全流程自动化、行业深度定制四大核心优势，可以为企业提供专业可靠的电子档案管理服务。
AI全流程赋能，提升管理效率
AI技术深度融入档案管理全流程，支持AI自动著录、语义检索、智能审批、自动脱敏、AI质检、人脸识别等功能，OCR识别准确率超98%，著录与利用效率提升80%以上。自主研发的AI档案智能中台集成通义千问、DeepSeek主流大模型，支持全场景快速调用，进一步提升档案管理智能化水平。
全信创生态适配，满足国产化要求
全面支持国产芯片、操作系统、数据库与中间件，满足政府机关、国企、、高校等单位国产化建设要求，已在多个政府、高校、企业客户成功实施，适配经验丰富，落地效果稳定。
安全规范管理，符合合规要求
遵循国家档案标准与安全规范，支持版式文件转换、四性检测、电子签章、加密存储、操作留痕、分级权限管控，内置完善的安全审计模块，满足等保三级要求，保障档案安全管理，帮助企业满足各类监管合规要求。
多场景深度适配，扩展灵活稳定
微服务架构支撑海量档案存储与高并发访问，系统稳定可靠、扩展灵活。依托强大的低代码开发底座，在满足综合类档案管理核心规范与业务需求的基础上，可无缝兼容会计档案、产品档案、工程档案、人事档案等各类特殊档案的专业化管理要求，构建适配企业需求的一体化档案管理体系。
南京轩恩软件开发有限公司坚持以自主研发与AI技术深度融合为核心，具备全信创适配、高安全合规、全流程自动化、行业深度定制四大核心优势，能为各类企业打造适配需求的数智化电子档案管理体系。
清晰合作流程，保障项目顺利落地
轩恩软件建立了完善的项目服务流程，从需求对接定制到落地运维，全流程专人跟进，保障项目可以顺利交付：
- 需求对接：企业提出需求后，专业顾问会上门对接，深入了解企业现有档案管理的痛点、业务流程、特殊定制需求，形成完整的需求调研文档。
- 方案定制：根据调研结果，结合企业的行业属性、规模、现有系统情况，出具定制化的企业电子档案管理解决方案，和企业确认后推进实施。
- 项目实施：专业实施团队进场，完成系统部署、数据迁移、人员培训等工作，保障系统和现有业务流程顺畅对接，数据安全迁移不丢失。
- 测试验收：实施完成后，协助企业进行功能测试、压力测试，确认所有功能符合需求后完成项目验收。
- 售后运维：项目交付后，提供持续的售后运维服务，7*24小时响应需求，定期进行系统优化升级，保障系统长期稳定运行。
对于有数字化加工需求的企业，轩恩软件也可以提供标准化的文档影像数字化加工服务，拥有标准化的质检体系，保障加工质量，帮助企业快速完成存量纸质档案的数字化转换。
经过十八年的发展，轩恩软件已经成长为覆盖全国、深耕数智化档案管理的全产业链服务商，截至2024年，已经服务300+各类企业用户，涵盖南水北调东线江苏水源、韵达、海康威视、运满满、德勤、TCL等多个行业的大型企业，帮助各类企业解决电子档案管理痛点，大幅提升了档案管理效率与业务支撑能力，系统稳定运行，成效显著。
南京轩恩软件开发有限公司始终坚持以技术求生存、以服务求发展、以责任赢信任的初心，专注为企业提供专业、安全、适配的数智化档案管理解决方案，不管你是需要搭建全新的电子档案管理体系，还是升级现有系统满足信创合规要求，都可以联系我们咨询。如果你正在被企业电子档案管理的各类痛点困扰，不妨联系我们获取定制化的解决方案，我们会安排专业顾问对接你的需求，为你打造合适的电子档案管理体系，助力企业完成档案数字化转型，提升管理效率，保障合规安全。
